A Rendszeres szociális ösztöndíj pályázatot a BME Egyetemi Szociális BIzottsága hirdeti meg tanévenként a szociálisan hátrányos helyzetű hallgatók támogatására. Az ösztöndíjra félévenként lehet pályázni. A nyertes hallgatók számára a megítélt összeget havonta, öt hónapon át folyósítják. A jogosult hallgatókra vonatkozó szabályozást minden esetben a pályázati felhívás tartalmazza. A pályázó hallgató a szociális körülményei alapján kapja meg pontszámát, melynél figyelembe vételre kerül az Egyetem és lakóhely közötti távolság, a háztartás jövedelmi helyzete, személyes és tanulmányi körülményei.
A pályázatot elektronikusan kell leadni, a kiírásban megjelölt pályázási felületen (ez jelenleg a Műegyetemi Egységes Pályázati és Elbírálási Rendszer - MŰEPER). Az igénylésbe kell felvezetni a pályázó és a háztartás adatait, emellé ide kell csatolni a beszerzett igazolásokat. Ezt követően az Építész Karon a Hallgatói Szociális Bizottság tagjai (a bírálók) az úgynevezett előbírálat során átnézik a dokumentumokat és jelzik, ha hiányt vagy nem helyes igazolás feltöltését észlelték. A bírálók pályázati időszakban folyamatosan ellenőrzik a pályázatokat, hogy azok minden esetben hiánytalanok legyenek.
Az előbírálatot követően hiánytalannak ítélt pályázatokat személyesen is be kell mutatni, ahol a feltöltött dokumentumok többségét eredeti példányban kell bemutatni. A személyes bemutatás során kerül véglegesítésre a pályázat, melyet napokon belül az eredmény közzététele követ.
A pályázat pontrendszerét a Kancellári Utasítás 1. számú melléklete tartalmazza, melyben megtalálható a Rendszeres szociális ösztöndíj és Alaptámogatás pályázatokhoz tartozó pontrendszere és Igazoláslistája. Ebben szerepelnek a pályázáshoz kapcsolódó legfontosabb fogalmak is, valamint hogy a jövedelem számítás során pontosan milyen juttatások számítanak bevételnek, és mik nem. A pontrendszer részletezi az egyes körülményekre adható fix pontszámokat, vagy minimum és maximum pontértékeket, skálás pontozás esetén annak lépcsőzését. Az egyes pontozási alkategóriák: egy főre jutó nettó havi átlagjövedelem; tartózkodási hely; lakhely Egyetemtől való távolsága; pályázó saját körülményei; pályázóval együtt élők saját körülményei; tanulmányi körülmények. Továbbá ebben van megjelölve, hogy melyik dokumentumot szükséges eredetiben bemutatni, és melyikből elég a másolat. Részletezve van az is, hogy egy-egy igazolásnál milyen keltezési dátumnak kell a papíron szerepelnie, milyen hitelesítés szükséges rá illetve, hogy milyen adatok kitakarása szükséges az egyes dokumentumokon. A megfelelő igazolások beszerzéséhez elengedhetetlen az Igazoláslista részletes elolvasása, megismerése.
Az Igazoláslista mindig megtalálhatók a HK honlapon megjelenő, a pályázás elindulásáról tájékoztató hír mellékleteként.
A pályázathoz tartozó Gyakran Ismételt Kérdések, az egyes igazolássokhoz kapcsolódó minták, és nyilatkozat sablonok az Egyetemi Szociális Bizottság honlapján érhetők el.