A Hallgatói Képviselet ülései mindenki számára nyitottak és nyilvánosak, azokat rendszerint a HK irodájában (K épület, 3. emelet, 23-as ajtó) tartjuk. Minden ülésünkről készül egy emlékeztető, mely részletesen összefoglalja az ott elhangzottakat. Az emlékeztetőn kívül további részei is vannak egy-egy ülés dokumentációjának, melyeket alább ciklusonként lebontva tekinthettek meg.
Figyelem! A Google Drive-ban közzétett részletes rendszer egyelőre csak a 2017-2021 közötti ciklusok anyagait tartalmazza. A korábbi évek feltöltése folyamatban van, türelmeteket kérjük. A korábbi ciklusok emlékeztetőit ITT éritek el.
Néhány további megjegyzés és az egyes dokumentumok részletesebb leírása a könyebb értelmezés érdekében:
- Emlékeztető: az előbb is tárgyalt részletes összefoglaló minden ülésünkről.
- Választási jegyzőkönyv: minden Tisztújítás lezárásakor készül egy választási jegyzőkönyv, mely a lehető legrészeltesebben rögzíti a szavazás eredményét, a kialakult sorrendet és további részleteket a tisztújítás eredményével kapcsolatban.
- RHK: Rendkívüli HK-ülés. A saját szabályzataink alapján szorgalmi időszakban minimum kéthetente (de leginkább hetente) tartunk üléseket. Az intenzívebb időszakokban (főleg a félévek elején) azonban van, hogy egy-egy döntést 1-2 napon belül kell meghoznunk, így nem tudunk várni a következő rendes ülésig. Ekkor kell RHK-t tartanunk, mely sok esetben nem is az irodában, hanem pl.: a Bercsényi Kollégiumban zajlik és csak 1-1 sürgős napirendi pontot érint.
- Napirend: A napirend a soron következő ülés várható menetrendjét rögzíti a beszámolókkal és előterjesztésekkel, valamint egyfajta meghívóként is szolgál. A HK a 2017/18-II. (tavaszi) félévtől használ napirendet, ami azt jelenti, hogy a képviselőknek 1-2 nappal az ülés előtt be kell küldeniük, hogy miről szeretnék, ha döntés/határozat születne a saját szakterületüket illetően. Ezek alapján az működési felelős összeállítja az ülés várható napirendjét, melyhez akár helyszínen is lehet kiegészítést tenni, de azt már a HK-nak el kell fogadnia. A napirend célja, hogy a képviselők előre ütemezzenek és készüljenek az ülésre szánt beszámolójukkal.
- Előterjesztés: Minden olyan kérdéshez/javaslathoz, melyről a HK-nak szavaznia kell, előterjesztést kell készítenie az illetékes képviselőnek. Az előterjesztés anyaga tartalmazza a javaslat célját, előzményét és a felelős döntéshez szükséges további információkat.
- Határozat: Az ülésen szavazással elfogadott döntés/előterjesztés, melynek előterjesztőjét, az elfogadásának pontos eredményét és hatályba lépését is dokumentáljuk.
- Határozattár: Minden emlékeztető végén megtalálható egy rövid határozattár az adott ülésen elfogadott határozatokból. Van ezen kívül egy éves határozattár is, mely sorrendben, megfelelően iktatva tartalmazza az adott ciklusban elfogadott összes határozatot kategorizálva.
- Határozati kivonat: Vannak olyan helyzetek, mikor a döntés maga nem sürgős, de annak dokumentációját napokon belül tovább kell küldenünk (pl.: ösztöndíjak elfogadásáról szóló határozat a HSZI felé). Ekkor még sok esetben nincs kész az ülés teljes emlékeztetője, viszont a működési felelős az adott határozatból egy határozati kivonatot készít, mely csak és kizárólag az adott döntést dokumentálja, nem helyettesíti a teljes emlékeztetőt, de a továbbításra már alkalmas.
- Beszámoló: Az előterjesztések mellett az ülések másik eleme. Minden képviselő megszokott sorrendben beszámol a legutóbbi ülés óta a saját szakterületén történt fejleményekről, valamint részletezi a következő időszakra vállalt munkáját, feladatait.
epitesz.bme.hu